Estudio de caso de la Fiscalía del Condado de Maricopa
Oficina del Fiscal del Condado de Maricopa La Oficina del Fiscal del Condado de Maricopa convierte las búsquedas de datos de laboriosas a productivas al aprovechar OpenAxes como una solución de servicios administrados de eDiscovery
Oficina del Fiscal del Condado de Maricopa
La Oficina del Fiscal del Condado de Maricopa hace que las búsquedas de datos pasen de ser minuciosas a productivas al aprovechar OpenAxes como una solución de servicios administrados de eDiscovery
ACERCA DEL CLIENTE
La Oficina del Fiscal del Condado de Maricopa (MCAO, por sus siglas en inglés) en Phoenix, Arizona, atiende a una de las poblaciones más grandes de cualquier condado de los EE. UU. con casi cuatro millones de residentes. Procesan más de 35 000 casos penales graves al año, junto con una sólida lista de civiles, al mismo tiempo que participan en eventos comunitarios, brindan recursos de prevención del delito y fortalecen a la comunidad en general. Ubicada en la parte sur del estado, cerca de la barrera entre México y Estados Unidos, su perfil nacional se ha disparado en los últimos años a medida que asumieron casos que atrajeron una amplia atención de los medios. A medida que su perfil creció, también lo hizo el número de solicitudes de registros públicos (PRR, por sus siglas en inglés), de los medios, abogados privados, entidades públicas y residentes por igual. Atascada con procesos manuales y semimanuales obsoletos que les brindaban un menor volumen en el pasado, la MCAO luchaba por mantenerse al día con la creciente demanda de producción de datos. Ahora, con la atención puesta directamente en ellos, este problema ya no podía esperar una solución. Con una creciente acumulación de PRR, y una necesidad creciente de mejorar su retención legal y otros procesos de eDiscovery, emitieron una RFP para encontrar un socio tecnológico que brindara la orientación y la solución adecuadas para hacer que su proceso fuera menos laborioso y más productivo.
"Antes de implementar OpenAxes, nuestras búsquedas eran limitadas. Ahora, podemos acceder a más información de origen para realizar nuestras búsquedas y tenemos un mayor alcance de carpetas en las que se pueden realizar búsquedas. La solución del otro proveedor era potente y capaz, pero yo la compararía con llevar una escopeta para elefantes a una cacería de ardillas. Además, su implementación en todo el condado tenía un costo prohibitivo".
Gary PeetDirector de Tecnología de la InformaciónOficina del Fiscal del Condado de Maricopa, Phoenix, Arizona
DESAFÍO
• Crecientes solicitudes de registros públicos
• Proceso de flujo de trabajo manual y semimanual.
• Formatos de datos dispares y silos
• Soluciones de automatización costosas
La Fiscalía del Condado de Maricopa (MCAO, por sus siglas en inglés), ubicada en Arizona, se ocupaba cada vez más de casos que atraían la atención de los medios de comunicación. A medida que su perfil crecía, también lo hacía la cantidad de solicitudes de registros públicos (PRR, por sus siglas en inglés). Pasaron de procesar aproximadamente 30 PRR por año a más de mil por año.
Los datos no consolidados para cumplir con las solicitudes de PRR (y las solicitudes de retención legal) se encontraban en copias impresas, correos electrónicos y archivos no estructurados, lo que obligaba a los empleados a buscar entre distintos silos de datos. MCAO emitió una solicitud de propuestas para encontrar un socio que brindara la orientación y la solución tecnológica adecuadas, pero la solución del proveedor ganador era excesiva y costosa.
SOLUCIÓN
• Servicios gestionados de eDiscovery
• Solución tecnológica OpenAxes
• Personalización del software
• Revisión asistida por Relativity®
MCAO necesitaba una solución robusta y a un precio razonable para automatizar sus datos y optimizar sus procesos y flujos de trabajo. El momento no podría haber sido mejor. OpenAxes eDiscovery había incorporado recientemente esta nueva solución potente y asequible a su perfil tecnológico.
OpenAxes, como solución de servicios gestionados de eDiscovery, cambió la forma en que MCAO veía la forma de hacer negocios y los ayudó a obtener una nueva perspectiva sobre las cosas que podían mejorar, para los PRR y más allá. OpenAxes es una solución de software como servicio (SaaS) basada en suscripción que reside detrás del firewall de MCAO para la identificación, recopilación, selección inteligente y gestión de datos en las instalaciones.
- Con OpenAxes no es necesario realizar una costosa inversión de capital inicial.
- OpenAxes se encarga de todo, desde la instalación, la configuración y las actualizaciones continuas del software.
- A los usuarios de MCAO se les proporciona acceso de inicio de sesión para ver sus datos a un costo fijo mensual.
- Se ofrecen sesiones de capacitación individuales para que los usuarios comprendan la funcionalidad y puedan utilizar la solución de inmediato.
RESULTADOS
• Mejora de procesos de negocio
• Solución de automatización asequible
• Búsquedas de datos rápidas, exhaustivas y eficientes.
• Oportunidades para ampliar la solución.
MCAO ahora cuenta con una poderosa herramienta tecnológica en OpenAxes y su solución eDiscovery, que ha transformado sus procesos de flujo de trabajo de retención legal y PRR. Con OpenAxes, pueden:
- Identificar, recopilar, procesar y buscar información rápidamente.
- Realizar búsquedas exhaustivas y eficientes para satisfacer la creciente demanda de información.
- Recopilar la misma cantidad de datos que antes les llevaba seis semanas, en solo 3,5 horas.
A continuación, MCAO busca ampliar la solución a otras agencias gubernamentales del condado y aprovechar las capacidades de OpenAxes para ayudar a agilizar más sus procesos legales. Al final, encontraron exactamente lo que buscaban, a un costo que podían afrontar. "Ahora, podemos acceder a más información de origen para realizar nuestras búsquedas y tenemos una mayor variedad de carpetas en las que se pueden realizar búsquedas", dijo Gary Peet, Director de Tecnología de la Información en MCAO.