Bureau du procureur du comté de Maricopa – Étude de cas
Bureau du procureur du comté de Maricopa Le bureau du procureur du comté de Maricopa transforme les recherches de données fastidieuses en recherches productives en exploitant OpenAxes comme solution de services gérés eDiscovery
Bureau du procureur du comté de Maricopa
Le bureau du procureur du comté de Maricopa transforme les recherches de données fastidieuses en recherches productives en exploitant OpenAxes comme solution de services gérés eDiscovery
À PROPOS DU CLIENT
Le bureau du procureur du comté de Maricopa (MCAO) à Phoenix, en Arizona, dessert l'une des plus grandes populations de tous les comtés américains, avec près de quatre millions d'habitants. Il poursuit plus de 35 000 affaires criminelles par an, en plus d'une solide liste de civils, tout en participant simultanément à des événements communautaires, en fournissant des ressources de prévention du crime et en renforçant la communauté dans son ensemble. Situé dans la partie sud de l'État, près de la barrière entre le Mexique et les États-Unis, son profil national a explosé ces dernières années, car il a pris en charge des affaires qui ont attiré l'attention des médias. À mesure que son profil s'est développé, le nombre de demandes de documents publics (PRR) a également augmenté, de la part des médias, des avocats privés, des entités publiques et des résidents. Coincé avec des processus manuels et semi-manuels obsolètes qui lui permettaient de produire des volumes plus faibles par le passé, le MCAO avait du mal à répondre à la demande croissante de production de données. Maintenant que les projecteurs sont braqués sur lui, ce problème ne pouvait plus attendre une solution. Avec un arriéré croissant de PRR et un besoin croissant d'améliorer leur conservation légale et d'autres processus de eDiscovery, ils ont lancé un appel d'offres pour trouver un partenaire technologique capable de fournir les conseils et la solution appropriés pour rendre leur processus moins fastidieux et plus productif.
« Avant d'implémenter OpenAxes, nos recherches étaient limitées. Désormais, nous pouvons accéder à davantage d'informations sources pour effectuer nos recherches et disposer d'un plus grand nombre de dossiers dans lesquels effectuer des recherches. La solution de l'autre fournisseur était puissante et performante, mais je la comparerais à l'utilisation d'un fusil à éléphant pour une chasse à l'écureuil. De plus, sa mise en œuvre à l'échelle du comté était trop coûteuse. »
Gary PeetDirecteur des technologies de l'informationBureau du procureur du comté de Maricopa, Phoenix, Arizona
DÉFI
• Demandes croissantes de documents publics
• Processus de flux de travail manuel et semi-manuel
• Formats de données disparates et silos
• Solutions d’automatisation coûteuses
Situé en Arizona, le bureau du procureur du comté de Maricopa (MCAO) a pris de plus en plus de dossiers qui ont attiré l'attention des médias. À mesure que leur notoriété s'est accrue, le nombre de demandes de documents publics (PRR) a également augmenté. Ils sont passés d'environ 30 PRR par an à plus d'un millier par an.
Les données non consolidées nécessaires pour répondre aux demandes de PRR et aux demandes de conservation légale se trouvaient dans des copies papier, des e-mails et des fichiers non structurés, obligeant les employés à fouiller dans des silos de données disparates. MCAO a lancé un appel d'offres pour trouver un partenaire capable de fournir les conseils et la solution technologique appropriés. Mais la solution du fournisseur retenu était excessive et coûteuse.
SOLUTION
• Services gérés de découverte électronique
• Solution technologique OpenAxes
• Personnalisation du logiciel
• Examen assisté par Relativity®
MCAO avait besoin d'une solution robuste mais abordable pour automatiser ses données et rationaliser ses processus et son flux de travail. Le moment n'aurait pas pu être meilleur. OpenAxes eDiscovery avait récemment ajouté cette nouvelle solution puissante et abordable à son profil technologique.
OpenAxes, en tant que solution de services gérés eDiscovery, a changé la façon dont MCAO envisageait ses activités et l'a aidé à acquérir une nouvelle perspective sur les points à améliorer, pour les PRR et au-delà. OpenAxes est une solution SaaS (Software-as-a-Service) par abonnement qui réside derrière le pare-feu de MCAO pour l'identification, la collecte, l'élimination intelligente et la gestion des données sur site.
- Avec OpenAxes, il n’est pas nécessaire de procéder à un investissement initial coûteux.
- OpenAxes gère tout, de l'installation, de la configuration et des mises à jour logicielles continues.
- Les utilisateurs de MCAO bénéficient d'un accès de connexion pour consulter leurs données moyennant un coût fixe mensuel.
- Des sessions de formation individuelles sont disponibles pour que les utilisateurs comprennent les fonctionnalités et puissent utiliser la solution immédiatement.
RÉSULTATS
• Amélioration des processus d’affaires
• Solution d’automatisation abordable
• Recherches de données rapides, approfondies et efficaces
• Possibilités d’étendre la solution
La MCAO dispose désormais d'un outil technologique puissant avec OpenAxes et sa solution eDiscovery, qui a transformé ses processus de PRR et de conservation légale. Avec OpenAxes, ils peuvent :
- Identifier, collecter, traiter et rechercher des informations rapidement.
- Effectuer des recherches approfondies et efficaces pour répondre à la demande croissante d’informations.
- Extraire la même quantité de données qui leur prenait auparavant 6 semaines, en seulement 3,5 heures.
Le MCAO envisage ensuite d'étendre la solution à d'autres agences gouvernementales du comté et de s'appuyer sur les capacités d'OpenAxes pour rationaliser davantage ses processus juridiques. Au final, ils ont trouvé exactement ce qu'ils cherchaient, à un prix abordable. « Nous pouvons désormais accéder à davantage d'informations sources pour effectuer nos recherches et nous disposons d'un plus grand nombre de dossiers dans lesquels effectuer des recherches », a déclaré Gary Peet, directeur des technologies de l'information au MCAO.