משרד התובע של מחוז Maricopa - תיאור מקרה
משרד הפרקליטות של מחוז Maricopa משרד הפרקליטות של מחוז Maricopa לוקח חיפושי נתונים מקפדניים לפרודוקטיביים על ידי מינוף OpenAxes כפתרון eDiscovery Managed Services
משרד התובע של מחוז Maricopa
משרד הפרקליטות של מחוז Maricopa לוקח חיפושי נתונים מקפדניים לפרודוקטיביים על ידי מינוף OpenAxes כפתרון eDiscovery Managed Services
אודות הלקוח
משרד התובע של מחוז Maricopa (MCAO) בפיניקס, אריזונה משרת את אחת האוכלוסיות הגדולות ביותר בכל מחוז בארה"ב עם כמעט ארבעה מיליון תושבים. הם מעמידים לדין יותר מ-35,000 תיקים פליליים בשנה - יחד עם סגל אזרחי חזק - ובו זמנית משתתפים באירועים קהילתיים, מספקים משאבים למניעת פשיעה ומחזקים את הקהילה בכללותה. ממוקם בחלק הדרומי של המדינה, בסמוך למחסום מקסיקו-ארצות הברית, הפרופיל הלאומי שלהם זינק בשנים האחרונות כאשר הם קיבלו על עצמם מקרים שמשכו תשומת לב תקשורתית רחבה. ככל שהפרופיל שלהם גדל, כך גם גדל מספר בקשות הרשומות הציבוריות (PRR) - מהתקשורת, עורכי דין פרטיים, גופים ציבוריים ותושבים כאחד. תקועים עם תהליכים ידניים וחצי ידניים מיושנים ששימשו אותם בנפחים נמוכים יותר בעבר, MCAO נאבקה לעמוד בקצב הביקוש הגואה להפקת נתונים. כעת, כאשר הזרקור מופנה אליהם, הבעיה הזו כבר לא יכלה לחכות לפתרון. עם צבר גובר של PRRs - וצורך הולך וגובר לשפר את האחיזה המשפטית שלהם ותהליכי eDiscovery אחרים - הם הוציאו RFP כדי למצוא שותף טכנולוגי שיספק את ההדרכה והפתרון הנכונים כדי להפוך את התהליך שלהם לפחות קפדני ויותר פרודוקטיבי.
"לפני הטמעת OpenAxes, החיפושים שלנו היו מוגבלים. כעת, אנחנו יכולים להיכנס למידע מקור נוסף כדי לבצע את החיפושים שלנו ולקבל היקף גדול יותר של תיקיות שניתן לחפש בהן. הפתרון של הספק השני היה רב עוצמה ויכולת, אבל הייתי משווה את זה להבאת אקדח פילים לציד סנאים. בנוסף, זה עלה בהוצאות.
גארי פיט, מנהל טכנולוגיית המידע, משרד התובע של מחוז מריקופה, פיניקס, אריזונה
אתגר
• הגדלת בקשות לרישומים ציבוריים
• תהליך זרימת עבודה ידני וחצי ידני
• פורמטים שונים של נתונים וממגורות
• פתרונות אוטומציה יקרים
ממוקם באריזונה, משרד התובע של מחוז Maricopa (MCAO) לקח יותר ויותר תיקים שמשכו תשומת לב תקשורתית נרחבת. ככל שהפרופיל שלהם גדל, כך גם גדל מספר בקשות הרשומות הציבוריות (PRRs). הם קפצו מעיבוד של כ-30 PRR בשנה ליותר מאלף בשנה.
נתונים לא מאוחדים למילוי בקשות PRR - ובקשות החזקה משפטית - נמצאו בעותקים מודפסים, מיילים וקבצים לא מובנים - ואילצו את העובדים לחפש ממגורות נתונים שונות. MCAO פרסמה הצעת מחיר למציאת שותף שיספק את ההדרכה והפתרון הטכנולוגי הנכון. אבל הפתרון של הספק המנצח היה מוגזם - ויקר.
פתרון
• שירותי eDiscovery Managed
• פתרון טכנולוגי של OpenAxes
• התאמה אישית של תוכנה
• סקירה בסיוע Relativity®
MCAO היה זקוק לפתרון חזק אך במחיר סביר כדי להפוך את הנתונים שלהם לאוטומטיים ולייעל את התהליך וזרימת העבודה שלהם. התזמון לא יכול היה להיות טוב יותר. OpenAxes eDiscovery הוסיפה לאחרונה את הפתרון החדש החזק והמשתלם, לפרופיל הטכנולוגי שלה.
OpenAxes, כפתרון eDiscovery Managed Services, שינה את האופן שבו MCAO הסתכל על האופן שבו הם עושים עסקים ועזר להם לקבל נקודת מבט חדשה על דברים שהם יכולים לשפר - עבור PRRs ומעבר לכך. OpenAxes הוא פתרון Software-as-a-Service (SaaS) המבוסס על מנוי שנמצא מאחורי חומת האש של MCAO לזיהוי מקומי, איסוף, חילוץ חכם וניהול נתונים.
- עם OpenAxes, אין צורך בהשקעה הון יקרה מראש.
- OpenAxes מטפל בהכל, החל מהתקנה, הגדרות ועדכוני תוכנה שוטפים.
- למשתמשים של MCAO ניתנת גישת כניסה לצפייה בנתונים שלהם בעלות קבועה חודשית.
- מפגשי הדרכה אחד על אחד זמינים כדי שהמשתמשים יבינו את הפונקציונליות ויוכלו להשתמש בפתרון באופן מיידי.
תוצאות
• שיפור תהליכים עסקיים
• פתרון אוטומציה משתלם
• חיפושי נתונים מהירים, יסודיים ויעילים
• הזדמנויות להרחבת הפתרון
ל-MCAO יש כעת כלי טכנולוגי רב עוצמה ב-OpenAxes ופתרון ה-eDiscovery שלהם, ששינה את תהליכי ה-PRR וההחזקה המשפטית שלהם. עם OpenAxes, הם יכולים:
- זיהוי, איסוף, עיבוד וחיפוש מידע במהירות.
- בצע חיפושים ביסודיות ויעילה כדי לענות על הביקוש הגובר למידע.
- הסר את אותה כמות נתונים שלקחה להם בעבר 6 שבועות, תוך 3.5 שעות בלבד.
בשלב הבא, MCAO מחפשת להרחיב את הפתרון לסוכנויות ממשלתיות אחרות במחוז ולהתבסס על היכולות של OpenAxes כדי לעזור לייעל יותר תהליכים משפטיים שלהם. בסופו של דבר, הם מצאו בדיוק את מה שהם חיפשו - במחיר שהם יכולים להרשות לעצמם." כעת, אנו יכולים להיכנס למידע מקור נוסף כדי לבצע את החיפושים שלנו ויש לנו היקף גדול יותר של תיקיות שניתן לחפש בהן", אמר גארי פיט, מנהל טכנולוגיית המידע ב-MCAO.